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VEKKA

Política de Privacidad

Fecha de vigencia: 23 de marzo de 2026

1. Responsable del tratamiento

Linkka Innovations SpA (RUT: 77.826.655-5), en adelante «nosotros» o «VEKKA», es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos proporciona o a los que accedemos a través de la plataforma VEKKA.

2. Datos que recopilamos

2.1. Datos proporcionados directamente

  • Dirección de correo electrónico (formulario de notificación).
  • Información de la cuenta al registrarse en VEKKA.

2.2. Datos obtenidos mediante integraciones (Microsoft 365 y Google Workspace)

VEKKA solicita permisos para acceder a los siguientes recursos de su cuenta Microsoft 365 o Google Workspace. Solo accedemos a estos datos si usted autoriza explícitamente el acceso a cada recurso dentro de la aplicación VEKKA.

Recurso Tipo de acceso Obligatorio
Perfil del usuario (acceso offline) Solo lectura Sí
Correos electrónicos Solo lectura No
Agendas / Calendarios Lectura y escritura No
Drive / Archivos Solo lectura No

Caso particular de los calendarios: VEKKA puede crear eventos en sus calendarios, pero no está programado para eliminar ni modificar eventos existentes, incluyendo aquellos creados por la propia aplicación.

2.3. Datos obtenidos para administradores de organización

Si usted es administrador de una organización, VEKKA solicita además acceso en solo lectura a:

  • Lista de cuentas de la organización.
  • Lista de dominios de la organización.

Estos accesos son obligatorios para el funcionamiento de VEKKA en el contexto de administración de una organización.

3. Uso de los datos

Utilizamos los datos recopilados exclusivamente para:

  • Proporcionar y mejorar los servicios de la plataforma VEKKA.
  • Generar indexaciones (vectores RAG) que permiten a la IA ofrecer respuestas contextualizadas.
  • Gestionar su cuenta y las integraciones que usted ha autorizado.
  • Crear eventos en sus calendarios cuando usted lo solicite.
  • Enviarle notificaciones relacionadas con el servicio.

4. Almacenamiento y seguridad

Todas las informaciones son almacenadas de forma cifrada. En particular:

  • Las indexaciones (vectores RAG) generadas a partir de sus datos se almacenan cifradas.
  • Los tokens de acceso y credenciales de integración se almacenan cifrados.
  • Todo dato personal almacenado en nuestros sistemas está protegido mediante cifrado.

5. Compartición de datos

No vendemos, alquilamos ni compartimos sus datos personales con terceros, salvo:

  • Cuando sea necesario para prestar el servicio (proveedores de infraestructura).
  • Cuando lo exija la ley o una orden judicial.
  • Con su consentimiento explícito.

6. Retención de datos

Conservamos sus datos mientras su cuenta esté activa. Si desea eliminar su cuenta y todos los datos asociados, puede solicitarlo en cualquier momento contactándonos a [email protected]. Para más detalles, consulte nuestra Política de Eliminación de Datos.

7. Sus derechos

Usted tiene derecho a:

  • Acceder a sus datos personales.
  • Rectificar datos inexactos.
  • Solicitar la eliminación de sus datos.
  • Revocar en cualquier momento los permisos de acceso a sus datos de Microsoft 365 o Google Workspace.
  • Solicitar la portabilidad de sus datos.

Para ejercer estos derechos, escríbanos a [email protected].

8. Modificaciones

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad. Cualquier cambio sustancial será comunicado a través de la plataforma o por correo electrónico.

9. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política, contáctenos en [email protected].

Privacy Policy

Effective date: March 23, 2026

1. Data controller

Linkka Innovations SpA (RUT: 77.826.655-5), hereinafter “we” or “VEKKA”, is the data controller for the personal data you provide or that we access through the VEKKA platform.

2. Data we collect

2.1. Data provided directly

  • Email address (notification form).
  • Account information when registering for VEKKA.

2.2. Data obtained through integrations (Microsoft 365 and Google Workspace)

VEKKA requests permissions to access the following resources from your Microsoft 365 or Google Workspace account. We only access this data if you explicitly authorize access to each resource within the VEKKA application.

Resource Access type Required
User profile (offline access) Read-only Yes
Emails Read-only No
Calendars Read & write No
Drive / Files Read-only No

Regarding calendars: VEKKA can create events in your calendars but is not programmed to delete or modify existing events, including those created by the application itself.

2.3. Data obtained for organization administrators

If you are an organization administrator, VEKKA additionally requests read-only access to:

  • Organization account list.
  • Organization domain list.

These permissions are required for VEKKA to function in an organization administration context.

3. Use of data

We use the collected data exclusively to:

  • Provide and improve the VEKKA platform services.
  • Generate indexations (RAG vectors) that enable the AI to provide contextualized responses.
  • Manage your account and the integrations you have authorized.
  • Create events in your calendars when you request it.
  • Send you service-related notifications.

4. Storage and security

All information is stored in encrypted form. In particular:

  • Indexations (RAG vectors) generated from your data are stored encrypted.
  • Integration access tokens and credentials are stored encrypted.
  • All personal data stored in our systems is protected through encryption.

5. Data sharing

We do not sell, rent, or share your personal data with third parties, except:

  • When necessary to provide the service (infrastructure providers).
  • When required by law or a court order.
  • With your explicit consent.

6. Data retention

We retain your data as long as your account is active. If you wish to delete your account and all associated data, you can request it at any time by contacting us at [email protected]. For more details, see our Data Deletion Policy.

7. Your rights

You have the right to:

  • Access your personal data.
  • Rectify inaccurate data.
  • Request deletion of your data.
  • Revoke at any time the access permissions to your Microsoft 365 or Google Workspace data.
  • Request data portability.

To exercise these rights, write to us at [email protected].

8. Changes

We reserve the right to update this privacy policy. Any substantial changes will be communicated through the platform or by email.

9. Contact

For any questions about this policy, contact us at [email protected].